Introducción
Cuando una gestión solicita una copia, el requisito puede parecer menor. Sin embargo, entregar una reproducción común cuando se pide una copia autenticada puede hacer que tengas que repetir el proceso.
Pregunta siempre qué grado de respaldo necesita el destinatario. La terminología y la autoridad que puede certificar pueden cambiar según el contexto.
Desarrollo: copia simple
Una copia simple es una reproducción en papel o archivo digital. Sirve para consultar, acompañar una solicitud o adelantar información cuando no se exige una certificación. Debe ser legible y mostrar todas las páginas relevantes.
Comprueba que no falten anexos, firmas o reversos. Si entregas una copia digital, conserva el archivo original sin editar y verifica que el formato permita leerlo.
Desarrollo: copia autenticada
Una copia autenticada o certificada es revisada por una persona o entidad autorizada, que deja constancia de que coincide con el original que tuvo a la vista. Puede incluir sello, firma, fecha o una referencia de registro, según el procedimiento aplicable.
Antes de solicitarla
- Confirma si el destinatario acepta una copia digital o requiere papel.
- Pregunta quién puede realizar la certificación.
- Lleva el original completo y una copia legible.
- Guarda el comprobante o la copia certificada.
Conclusión
Una copia simple informa; una copia autenticada añade una certificación de correspondencia. No elijas por costumbre: elige por lo que pide la entidad y por la importancia del trámite. Si la diferencia afecta un derecho o una obligación, busca orientación especializada.